Internal Investigations – Buchert Jacob Peter

Internal Investigations

Buchert Jacob Peter – Spezialkanzlei für interne Untersuchungen & Compliance

Interne Untersuchungen („Internal Investigations“) sind heute ein zentraler Baustein wirksamer Compliance. Sie klären Verdachtsmomente systematisch auf, sichern Beweise rechtssicher, schützen Mitarbeitende und Unternehmen – und bilden die Grundlage für belastbare Entscheidungen und Sanktionsminderung.

Warum Internal Investigations? – Nutzen & Zielbild

  • Risiken beherrschen: Wirtschaftsstraftaten, Regelverstöße, Kartell- und Korruptionsdelikte früh erkennen, aufklären, abstellen.
  • Rechtssicher handeln: Gesetzliche Pflichten (u. a. Legalitätspflicht, Organisationspflichten), HinSchG-Prozesse, Datenschutz, Mitbestimmung einhalten.
  • Sanktionsminderung & Reputation: Aufklärungskooperation und „positives Nachtatverhalten“ (§ 46 StGB) können Strafen mindern; Transparenz stärkt Vertrauen.
  • Compliance wirksam machen: Prävention wirkt nur, wenn sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf korrigiert wird – genau hier setzt die interne Untersuchung an.

Herkunft & Entwicklung – kurz erklärt

Internal Investigations haben sich im US-Rechtskreis etabliert (u. a. SEC-Auflagen; FCPA) und sind in Deutschland spätestens seit den Siemens-Ermittlungen Standard. Heute verfügen sämtliche großen Unternehmen – und zunehmend der Mittelstand – über Verfahren und Strukturen für anlassbezogene Untersuchungen.

Fazit: Internal Investigations sind kein „Gegenteil von Compliance“, sondern deren Qualitätssicherung in der Bewährungsprobe.

Auslöser & Anwendungsfälle

  • Hinweise aus Meldestellen (HinSchG) / Ombudssystemen
  • Auffälligkeiten in Audits, Forensik, Revision, Hinweis auf Buchungs-/Bilanzunregelmäßigkeiten
  • Dawn Raid oder Ermittlungsbezug (z. B. Kartell, Korruption, Subventions-/Steuerfragen)
  • Hinweise auf Arbeitszeit-, Mindestlohn-, Lieferketten- oder Datenschutzverstöße
  • Verdachtsmomente gegen Dritte (Lieferanten/Intermediäre) mit Unternehmensbezug

Grundprinzipien jeder Untersuchung

  1. Mandat & Zweckbindung (Scope, Leitfragen, Hypothesen, Meilensteine)
  2. Unabhängigkeit & Fachkunde (unabhängiges Steering, klare Rollen)
  3. Verhältnismäßigkeit & Fairness (Rechte Betroffener, Transparenz der Rollen)
  4. Vertraulichkeit & Schutz (Whistleblower- und Betroffenenschutz)
  5. Rechtskonformität (Datenschutz, Mitbestimmung, Arbeits-/Strafprozessrecht)
  6. Dokumentation & Chain of Custody (nachvollziehbar, gerichtsfest)
  7. Remediation-Fokus (Ursachenanalyse, Maßnahmen, Monitoring)

Typischer Ablauf – praxisbewährt

  1. Intake & First Response: Sicherung („Legal Hold“), Risiko- und Eilmaßnahmen, Interessenkonflikte ausschließen.
  2. Mandatierung & Governance: Untersuchungsordnung, Lenkungskreis, Kommunikationslinien, Privilegienmanagement.
  3. Scope-Definition & Hypothesen: Zeiträume, Geschäftsbereiche, Rechtsgebiete, beteiligte Personen/Third Parties.
  4. Daten sichern: E-Mail/EDV, Kollaborationstools, Mobilgeräte/BYOD, Cloud, Papier – forensisch, beweissicher, DSGVO-konform.
  5. Review & Analytics: Stichwort- und kontextbasierte E-Discovery, Relevanz- und Qualitätsprüfung.
  6. Mitarbeiterinterviews: Ladung, Belehrung (Selbstbelastungsfreiheit), Protokollierung, Übersetzungen; Folgebefragungen nach Aktenlage.
  7. Faktenabgleich & rechtliche Würdigung: Subsumtion, Schädigungsumfang, Verantwortlichkeiten.
  8. Reporting: Executive Summary, Findings, Evidenz-Appendix, Risiken/Optionen.
  9. Maßnahmen & Remediation: Arbeitsrecht, Compliance-Regeln, Kontrollen, Training, Dritte; ggf. Selbstanzeige/Kooperation.
  10. Follow-up & Monitoring: Wirksamkeitskontrolle, Lessons Learned, CMS-Anpassungen.

Mitarbeiterinterviews – rechtssicher gestalten

  • Zulässigkeit: Interviews sind grundsätzlich zulässig; arbeitsrechtliches Auskunftsinteresse vs. strafprozessuale Selbstbelastungsfreiheit sind auszutarieren.
  • Fairness & Belehrung: Rolle (keine Verteidigerstellung), Zweck, Verwertbarkeit; Möglichkeit zur Begleitung (z. B. Betriebsrat/Anwalt).
  • Dokumentation: Wortprotokoll oder strukturierte Niederschrift; Versionierung; Schutz von Geschäftsgeheimnissen.
  • Besondere Lagen: Mehrsprachigkeit, kulturelle Aspekte, Remote-Interviews, schutzwürdige Personen (z. B. Hinweisgebende).

Daten, E-Mails & Forensik – was zu beachten ist

  • Rechtsgrundlagen & Transparenz (DSGVO/BDSG, Betriebsvereinbarungen, IT-Policies)
  • Dienstlich vs. privat: Trennungsprinzip; bei erlaubter Privatnutzung enger rechtlicher Rahmen (Fernmeldegeheimnis).
  • Forensische Standards: Imaging, Hash-Werte, Beweisführungskette; Minimierung & Zweckbindung.
  • Sonderfälle: Homeoffice/Cloud, internationale Datentransfers, Drittsysteme.

Wer gehört ins Team?

  • Untersuchungsleitung (intern oder extern; idealerweise unabhängig)
  • Recht (Straf-/Arbeits-/Datenschutz-/Vergabe-/Kartellrecht je nach Fall)
  • Forensik & Revision (E-Discovery, Analytics)
  • HR & Betriebsrat (koordiniert, keine Verfahrenskonflikte)
  • Kommunikation (intern/extern, einheitliche Botschaften)
    Koordination ist entscheidend: widerspruchsfreie Linie, keine „Selbsttorpedierung“ (z. B. vorschnelle Kündigungen, die Beweisführung gefährden).

Cross-Border-Besonderheiten

  • Unterschiedliche Verfahrensrechte, Mitbestimmungs- und Datenschutzniveaus; Blocking Statutes; Anwaltsprivilegien variieren.
  • Planung der Rechtsräume (EU/UK/US/Asien), Übersetzungen, forensische Infrastruktur, Datentransfers (SCCs), lokale Counsel.

Ergebnis, Reporting & Remediation

  • Gerichtsfest & adressatengerecht: Executive Summary für Gremien, Detailreport für Fachkreise.
  • Konsequenzen: Arbeitsrechtliche Maßnahmen, regulatorische Kommunikation, Selbstreinigung (Vergabe), Drittparteien-Management.
  • Nachhaltigkeit: Controls, Prozesse, Kultur, Training – Messpunkte festlegen.

Warum Buchert Jacob Peter?

Spezialisierte Boutique für Wirtschafts- und Steuerstrafrecht & Compliance mit über 25 Jahren Erfahrung. Wir kennen Internal Investigations aus allen Perspektiven – rechtlich, forensisch, organisatorisch.

  • Erfahrung, die trägt: Leitung und Begleitung umfangreicher Untersuchungen bei DAX-, MDAX- und Mittelstandsunternehmen, teils mit Behörden- und Cross-Border-Bezug.
  • Sicher & effizient: Rechtssichere Verfahren, klare Governance, belastbare Reports.
  • Nahtlose Verzahnung: Interne Untersuchungen, Ombudssysteme/HinSchG-Meldestelle, Forensik, Remediation – aus einer Hand.
  • Vertrauensschutz: Einbindung anwaltlicher Ombudspersonen möglich – vertrauliche Erstkontakte erhöhen Meldebereitschaft und verbessern Faktenbasis.

Kontakt: Buchert Jacob Peter Rechtsanwälte · Kaiserstraße 22, 60311 Frankfurt am Main · Telefon 069 710 33 330

FAQ – Internal Investigations (SEO)

Was sind Internal Investigations?
Interne, rechtssichere Untersuchungen zur Aufklärung von Regel- und Rechtsverstößen im Unternehmen – von der Datensicherung über Interviews bis zum Maßnahmenplan.

Wann muss ein Unternehmen intern ermitteln?
Bei konkreten Verdachtsmomenten: Hinweise aus Meldestellen, Audit-Findings, Behördenkontakte (z. B. Dawn Raid), Compliance-Auffälligkeiten, Lieferketten-/Datenschutz-Themen.

Wie lange dauert eine Untersuchung?
Je nach Scope und Datenvolumen: von wenigen Wochen (fokussierte Einzelfälle) bis zu mehreren Monaten (mehrere Standorte/Zeiträume). Entscheidend ist ein klarer Projektplan.

Sind Mitarbeiterinterviews zulässig – und welche Rechte gelten?
Ja. Allerdings gelten Fairness, Belehrung zur Selbstbelastungsfreiheit, Begleitrechte, Datenschutz. Ergebnisse werden nachvollziehbar protokolliert.

Welche Daten dürfen ausgewertet werden?
Dienstliche Daten nach klarer Rechtsgrundlage (DSGVO/BDSG), transparent und zweckgebunden. Bei Privatnutzung und grenzüberschreitenden Transfers gelten zusätzliche Grenzen.

Wie schützt das HinSchG Hinweisgebende in der Untersuchung?
Vertraulichkeit der Identität, Rückmeldepflichten und Repressalienverbot. Kombination mit anwaltlichen Ombudspersonen erhöht faktisch den Schutz und die Qualität der Hinweise.

Wann empfiehlt sich externe Unterstützung?
Bei komplexen Sachverhalten (Straf-/Kartell-/Steuerrecht), großem Datenvolumen, Cross-Border-Bezug, sensiblen Personalkonflikten – für Unabhängigkeit, Geschwindigkeit und Privilegienmanagement.

Welche Ergebnisse erwarten Gremien & Behörden?
Substanziierte, belegte Feststellungen, klare Verantwortlichkeiten, Risikoeinschätzung und ein umsetzbarer Maßnahmenplan – inkl. Nachweis der Wirksamkeit (Monitoring).

Kann eine ordentliche Untersuchung Sanktionen mindern?
Ja. Proaktive Aufklärung und Remediation wirken sanktionsmindernd, verbessern die Ausgangslage in Vergabe-/Aufsichts- und Strafverfahren und schützen die Reputation.

Was kostet eine interne Untersuchung?
Abhängig von Umfang, Datenmengen, Jurisdiktionen und Teamzuschnitt. Durch sauberen Scope, Priorisierung und forensische Effizienz bleibt der Aufwand steuerbar.