Internal Investigations – Eine kurze Übersicht

Was sind Internal Investigations – Interne Ermittlungen?

Der Begriff der unternehmensinternen Ermittlung beschreibt ein koordiniertes Verfahren zur Sachverhaltsaufklärung bei einem Verdacht von Gesetzes- und Regelverstößen, das von einer nicht-staatlichen Stelle durchgeführt wird. Interne Ermittlungen bilden die repressive Seite von Compliance ab und werden von der Unternehmensführung veranlasst. Sie sind – im Unterschied zu Überwachungs- und Kontrollpflichten eines Unternehmens – anlassbezogen.

Ziel der Aufklärungsmaßnahme ist die vollständige Wahrheitsermittlung in Bezug auf einen konkreten Verdacht.

Insbesondere vor dem Hintergrund gesteigerter Compliance-Pflichten, die sich auch im Zuge europäischer Rechtssetzung etabliert haben, haben interne Ermittlungen in den letzten Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. So sind sie mittlerweile expressis verbis als Folgemaßnahmen in § 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes normativ verankert.

Was ist der Vorteil von Internal Investigations – Interne Ermittlungen?

Durch interne Ermittlungen kann das Unternehmen nicht nur herausfinden, ob es tatsächlich zu einem Verstoß kam und entsprechende Sanktionierungen verhängen, der tatsächliche Nutzen liegt vielmehr in der Verbesserung des kompletten Systems – Unternehmen – an sich. Sand im Getriebe zu entfernen ist notwendig und die Lokalisierung des Sandes hat oberste Priorität. Dies alles bindet aber Ressourcen und kann schlimmstenfalls eine erhebliche Bestrafung nach sich ziehen und einen ebenso ruinösen Reputationsverlust bedeuten. So ist nach der Entfernung das primäre Ziel zu verhindern, dass überhaupt wieder Sand in das Getriebe eindringen kann.

Dem Grunde nach ist in § 125 GWB das finale Ziel treffend mit dem Wort „Selbstreinigung“ beschrieben.

Durch die Durchführung von Internal Investigations kann zudem auch eine Selbstreinigung nach § 125 GWB erreicht werden oder zumindest zu einer solchen beigetragen werden, um wieder an öffentlichen Vergabeverfahren teilzunehmen. Als Selbstreinigung hat der Gesetzgeber nämlich in der Gesetzesbegründung Maßnahmen definiert, die ein Unternehmen ergreift, um seine Integrität wiederherzustellen und eine Begehung von Straftaten oder schweres Fehlverhalten in der Zukunft zu verhindern.

In einer Entscheidung aus dem Jahr 2017 hat der BGH klargestellt, dass bei der Bemessung einer Geldbuße nach § 30 Absatz 1 OWiG die Installation eines effizienten Compliance-Managements mildernd zu berücksichtigen ist.

Ablauf und Bestandteile einer internen Ermittlung

Zunächst bedarf es, wie auch im staatlichen Ermittlungsverfahren, einem Anfangsverdacht.

Vergleichbar ist dieser dem strafprozessuale Anfangsverdacht normiert in § 152 Abs. 2 StPO, welcher die grundsätzliche Verpflichtung der Staatsanwaltschaft regelt, wegen aller verfolgbaren Straftaten einzuschreiten. Die Voraussetzung dafür und gleichzeitig die Definition des Anfangsverdachtes ist das Vorliegen zureichender tatsächlicher Anhaltspunkte. Bloße Vermutungen genügen nicht. In Bezug auf das Einleiten interner Ermittlungen bedeutet dies, dass konkrete Tatsachen vorliegen müssen, die es zumindest als möglich erscheinen lassen, dass sich in dem zu untersuchenden Lebenssachverhalt ein Rechts- oder Regelverstoß zugetragen hat. Daneben ist erforderlich, dass der Verdacht sich auf einen compliancerelevanten Vorfall bezieht.

Eine weitere Normierung des Anfangsverdachts ist in § 26 BDSG zu finden. Dieser ist ebenso wichtig für etwaige Datenschutzverarbeitungen.

In der Praxis nehmen viele Internal Investigations ihren Anfang durch einen Hinweis auf einen möglichen Regelverstoß. Dieser kann seitens staatlicher Behörden, außenstehenden Dritten oder sog. Whistleblower aus dem eigenen Unternehmen erfolgen.

Nachdem der Hinweis – bspw. über eine Ombudsstelle, die Hinweise vertraulich entgegennimmt – an das Unternehmen weitergeleitet worden ist, wird er an eine zentrale Stelle im Unternehmen weitergeleitet und bewertet. In Konzernen und großen Unternehmen existieren dafür eigene Compliance-Abteilungen, die den Hinweis inhaltlich bewerten und im Falle des Vorliegens eines Anfangsverdachts eine Untersuchung einleiten. Seit dem 2.07.2023 sind auch Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle zu errichten, die Hinweise entgegennimmt. Ab dem 17.12.2023 dann auch Unternehmen mit in der Regel 50 Beschäftigten. Mithin wird die Bearbeitung von Hinweisen auch für kleinere und mittelständische Unternehmen relevant.

Ist die Untersuchung eingeleitet worden, beginnt die Sachverhaltsaufklärung.

Zentrale Erkenntnisquellen bilden hierbei neben der Sichtung von Dokumenten (E-Mail-Verkehr, Kommunikation mit Dritten) die Mitarbeiterbefragungen (Interviews). Die befragten Mitarbeiter werden vor den Interviews belehrt. Die Befragenden Personen fertigen Protokolle über die Interviews an, die die Befragten am Ende gegenlesen, gegebenenfalls korrigieren und bestätigen.

Es stellen sich von Anfang an komplexe Fragen insbesondere in Verbindung mit den Rechtsgebieten des Arbeitsrechts, Datenschutzrechts und Strafrechts.

Zum Ende der Ermittlungen wird ein Abschlussbericht angefertigt, der eine Zusammenfassung der Untersuchung, eine rechtliche Würdigung sowie Empfehlungen für weitere zukünftige Vorgehensweisen enthält.