DICO-Studie 2022: Interne Untersuchungen in Deutschland – Zusammenfassung

Forschungsansatz

Die Studie „Interne Untersuchungen in Deutschland – 2022“ basiert auf einer Online-Umfrage mit 87 Fragen. Insgesamt haben 103 Unternehmen teilgenommen. Die Umfrage ist nicht repräsentativ, umfasst aber Unternehmen verschiedener Größen und Branchen aus Deutschland.

Zusammenfassung

Die Unternehmen haben den Schutz von Hinweisgebern und den Betroffenen als essenziell bewertet. Viele Unternehmen differenzieren nicht zwischen der Quelle oder der Art der Hinweise und akzeptieren auch anonyme Meldungen. Die Studie zeigt, dass interne Untersuchungen meist von Mitarbeitern durchgeführt werden, wobei externe Unterstützung für komplexe Fälle hinzugezogen wird. Unternehmen haben häufig keine festen Budgets für interne Untersuchungen. Zudem ist die Organisationsstruktur je nach Unternehmensgröße unterschiedlich. Private Nutzung von Firmengeräten wird oft untersagt.

Struktur der untersuchten Organisationen

Die Unternehmen stammen aus verschiedenen Branchen, wobei der Anlagenbau mit 17% der Befragten besonders hervorsticht. Die Mehrheit der Unternehmen hat ihren Hauptsitz in Deutschland und beschäftigt bis zu 100.000 Mitarbeitende.

Aufbauorganisation von internen Untersuchungen

Allgemeines

Bei sämtlichen Unternehmen werden Ermittlungen grundsätzlich von internen Mitarbeitenden durchgeführt. Bei komplexen Untersuchungen ziehen etwa 80% externe Unterstützung hinzu. Gründe für Outsourcing sind insbesondere spezialisierte Fachexpertise und Ressourcenmangel.

Organisation & Personal

Die Mehrheit der Untersuchungsteams gehört zur Compliance-Abteilung. Grundsätzlich beauftragen die Geschäftsleitung und die Compliance-Abteilung interne Untersuchungen. Die meisten Unternehmen verfügen über keine feste Budgetierung für interne Untersuchungen.

Outsourcing von internen Untersuchungen

74% der Unternehmen übertragen bis zu einem Viertel der Untersuchungen an Externe, meist für komplexe Fälle. Hauptgründe für Outsourcing sind fehlende Ressourcen, Fachkenntnisse und Unabhängigkeit.

Durchführung von internen Untersuchungen

Auslöser

Hauptauslöser für interne Untersuchungen sind Hinweise von Mitarbeitenden (96%) und externen Dritten (83%). Viele Unternehmen nutzen ein Case-Management-Tool zur Überwachung und Dokumentation.

Ressourcen

Teams umfassen meist Personen mit juristischem Hintergrund. 37% der Unternehmen beschäftigen zertifizierte Mitarbeitende, etwa als Certified Fraud Examiner.

Befragung von Mitarbeitenden

Befragungen werden meist von zwei Personen geführt und können die Anwesenheit von Arbeitnehmervertretungen oder Rechtsbeiständen umfassen. Die Befragungsprotokolle werden in fast der Hälfte der Unternehmen nicht unterschrieben.

Hintergrundrecherchen

90% der Unternehmen führen Hintergrundrecherchen zu involvierten Personen und Unternehmen durch, oft unterstützt durch lizenzpflichtige Informationssysteme externer Anbieter.

Einsatz von Technologie

Über die Hälfte der Unternehmen verbietet die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Postfächer. Knapp zwei Drittel haben kein eigenes System zur Auswertung elektronischer Daten (eDiscovery-Plattform).

Berichterstattung

Ein Großteil der Unternehmen passt den Umfang der Berichte und den Verteilerkreis an das Risiko der Untersuchung an.

Interne Untersuchungen in Zeiten der Corona-Pandemie

Die Pandemie wurde von 64% der Unternehmen als erschwert wahrgenommen, ohne eine signifikante Veränderung der Anzahl durchgeführter Untersuchungen.

Abschluss von internen Untersuchungen und Verwendung der Erkenntnisse

Maßnahmen und Sanktionen

Nach abgeschlossenen Untersuchungen erfolgen präventive Maßnahmen in über der Hälfte der Fälle. Sanktionen werden in 94% der Unternehmen einzelfallbasiert festgelegt.

Schadensermittlung und Vermögenssicherung

Unternehmen melden Schäden in verschiedenen Höhen, wobei präzise Angaben oft nicht möglich sind. Asset Recovery erfolgt in einem kleinen Teil der Fälle.

Zukünftige Entwicklungen von internen Untersuchungen

Die Anzahl der Untersuchungen wird voraussichtlich steigen, vor allem durch gesetzliche Änderungen (LkSG, HinSchG-E). Unternehmen fordern spezifische gesetzliche Regelungen für interne Untersuchungen, insbesondere zur Belehrung von Mitarbeitenden.

Herausforderungen und wachsende Themen

Steigende Datenschutzanforderungen, gesetzliche Regulationen und Digitalisierung sind wesentliche Herausforderungen. Cybercrime, HR-Themen und ESG-Themen gewinnen an Bedeutung.

Fachlicher Hintergrund der Mitarbeitenden in Untersuchungsteams

In knapp 93 % der Untersuchungsteams in anderen Unternehmen ist mindestens ein Mitglied mit einem rechtswissenschaftlichen Hintergrund vertreten.

Themen von Fortbildungen

Die zentralen Themen dieser Fortbildungen sind „Interviewführung“ (76 %), „Datenschutz“ (44 %) und „Kommunikation“ (32 %). Zusätzlich werden „Strafrecht“ und „Arbeitsrecht“ in je 27 % der Unternehmen geschult, sowie „Berichterstellung“ und „IT-Forensik“ in 24 % der Fälle.

Auslöser für Untersuchungen

Der häufigste Auslöser für interne Untersuchungen sind Hinweise von Mitarbeitenden (96 %). Ebenso bedeutsam sind Hinweise von externen Dritten (83 %) und Erkenntnisse aus den Compliance-Abteilungen (75 %).

Schutz und Maßnahmen gegen Hinweisgebende und Betroffene

97 % der Unternehmen schützen Hinweisgebende, die in gutem Glauben handeln. Dies wird von 88 % der Unternehmen als essenziell angesehen. Gegen unredlich Meldende wird in 70 % der Unternehmen vorgegangen, wobei dies häufig aus Abschreckungsgründen oder bei Aussicht auf Erfolg erfolgt. Der Schutz der von einem Hinweis betroffenen Mitarbeitenden ist ebenfalls von großer Bedeutung (92 %).

Private Nutzung von Betriebsmitteln

56 % der Unternehmen untersagen die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Postfächer. Die private Nutzung von Firmengeräten wie PCs und Notebooks ist in 37 % der Unternehmen verboten.

Protokollierung von Mitarbeiterbefragungen

Alle Unternehmen protokollieren Mitarbeiterbefragungen, wobei 80 % Gesprächszusammenfassungen erstellen. Aktennotizen und Wortprotokolle werden seltener genutzt (10 % bzw. 9 %). Nur 1,4 % der Unternehmen verwenden Audio- und Videoaufnahmen. 57 % der Unternehmen lassen sich die Protokolle nicht von den Befragten unterschreiben, während dies bei 43 % verdächtige Personen betrifft. Zeugen und Zeuginnen unterzeichnen in 33 % der Unternehmen.

Erwartungen an zukünftige Entwicklungen

Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat eine steigende Anzahl interner Untersuchungen verzeichnet. Über 60 % der Unternehmen erwarten steigende Fallzahlen in den nächsten Jahren.