Internal Investigations & Compliance Audits

Kosten einer internen Untersuchung: direkte und indirekte Faktoren

Aufklärungsmaßnahmen sind nicht nur organisatorisch anspruchsvoll, sondern verursachen regelmäßig beträchtliche Kosten. Diese Aufwendungen sind Teil einer ernst genommenen Legalitäts- und Überwachungspflicht und lassen sich bei professioneller Unternehmensführung oft nicht vermeiden – gerade dann, wenn externe Berichtspflichten oder erhebliche Haftungsrisiken drohen. In der Praxis ist daher nicht nur die Höhe der Kosten relevant, sondern auch die Frage, welche Kostenarten typischerweise anfallen und wie sie rechtlich einzuordnen sind.

Direkte Kostenfaktoren

Zu den unmittelbar messbaren Kosten zählen zunächst Personalkosten, wenn interne Compliance-, Rechts- oder Revisionsabteilungen Untersuchungen durchführen. Die dafür eingesetzte Arbeitszeit fehlt an anderer Stelle; bei komplexen Sachverhalten sind monatelange Untersuchungsphasen keine Seltenheit. Diese internen Aufwendungen gelten jedoch regelmäßig als Teil der allgemeinen Organisationsverantwortung und sind häufig schon deshalb nicht regressfähig, weil es an einer sauberen Bezifferbarkeit und eindeutigen Kausalität zur konkreten Pflichtverletzung fehlt.

Deutlich stärker ins Gewicht fallen regelmäßig externe Berater: spezialisierte Kanzleien, forensische Dienstleister, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder IT-Spezialisten. Juristische Berater übernehmen die rechtliche Einordnung, definieren Methodik und Umfang, koordinieren Interviews, werten Daten aus und erstellen Abschlussberichte. Forensik-Dienstleister sichern elektronische Daten, rekonstruieren gelöschte Dateien, identifizieren Manipulationen und betreiben aufwendige Datenanalysen. Hinzu kommt oft technologische Infrastruktur, etwa E-Discovery-Plattformen mit Lizenz- und Speicherkosten, gesicherte Serverumgebungen und – bei internationalen Sachverhalten – besondere Vorgaben für grenzüberschreitende Datenflüsse.

Je nach Umfang können Gesamtkosten schnell ein sechs- bis siebenstelliges Niveau erreichen, insbesondere wenn Untersuchungen lange dauern oder eine Vielzahl von Datenbeständen zu durchsuchen ist. Weitere direkte Kosten entstehen durch Reisekosten, Übersetzungsleistungen und – wenn öffentliche Wahrnehmung droht – durch Krisenkommunikation.

Indirekte und strategische Kosten

Neben den bezifferbaren Aufwendungen existieren indirekte Kosten, die wirtschaftlich erheblich sein können: Reputationsrisiken, Produktivitätsverluste, Verzögerungen in Prozessen und Belastungen der Unternehmenskultur. Selbst bei diskreter Durchführung besteht das Risiko von Informationsabflüssen, etwa durch Whistleblower, Medienanfragen oder gerichtliche Auseinandersetzungen. Zudem binden Interviews und Datenaufbereitung Ressourcen, erzeugen Unsicherheit und können das Tagesgeschäft – insbesondere bei betroffenen Führungskräften – spürbar beeinträchtigen. Nicht zuletzt können strategische Handlungsräume eingeschränkt werden, weil Managemententscheidungen inmitten einer Untersuchung besonders vorsichtig getroffen werden müssen.

Hinweis: Kosten und Verhältnismäßigkeit sind nicht nur betriebswirtschaftlich relevant, sondern auch rechtlich. Das BAG (Urteil vom 29.04.2021 – 8 AZR 276/20) hat Leitlinien formuliert, unter welchen Voraussetzungen notwendige externe Untersuchungskosten gegenüber Mitarbeitenden als Schaden erstattungsfähig sein können – entscheidend sind u. a. konkreter Verdacht bei Beauftragung, Erforderlichkeit, angemessener Umfang und eine präzise Dokumentation der einzelnen Untersuchungsschritte.

Regressfähigkeit der Kosten interner Untersuchungen gegenüber Mitarbeitenden

Vor dem Hintergrund erheblicher externer Kosten stellt sich in der Praxis zunehmend die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Arbeitgeber die Kosten einer internen Untersuchung vom Arbeitnehmer ersetzt verlangen kann – insbesondere dann, wenn sich der ursprüngliche Verdacht einer vorsätzlichen Pflichtverletzung bestätigt. Während die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung seit längerem anerkennt, dass Detektivkosten bei schwerwiegenden Pflichtverstößen erstattungsfähig sein können (etwa bei nachgewiesenem Arbeitszeitbetrug oder vorgetäuschter Arbeitsunfähigkeit), war lange offen, ob diese Grundsätze auf deutlich kostenintensivere Ermittlungen durch externe Kanzleien und Compliance-Spezialisten übertragbar sind.

Anspruchsgrundlage ist regelmäßig Schadensersatz wegen Pflichtverletzung nach § 280 Abs. 1 BGB oder deliktisch nach § 823 Abs. 1, Abs. 2 BGB in Verbindung mit einem Schutzgesetz (z. B. § 263 StGB, § 266 StGB). Als ersatzfähiger Schaden kommen nach § 249 Abs. 1 BGB auch Aufwendungen in Betracht, die der Arbeitgeber zur sachgerechten, zielgerichteten und verhältnismäßigen Aufklärung tätigt, insbesondere zur Beweissicherung, zur Störungsbeseitigung und zur Vorbereitung arbeitsrechtlicher Maßnahmen. Entscheidend ist stets der innere Zusammenhang zu einer konkreten, zurechenbaren Pflichtverletzung – reine „Vorsorgekosten“ oder allgemeine Compliance-Programme sind hiervon abzugrenzen.

Im Arbeitsverhältnis ist § 619a BGB zentral: Er verschärft die Darlegungs- und Beweislast zulasten des Arbeitgebers, weil dieser nicht nur die Pflichtverletzung, sondern auch das Vertretenmüssen beweisen muss. Praktisch relevant sind daher abgestufte Darlegungs- und Beweislastgrundsätze: Der Arbeitgeber muss konkrete Umstände und Indizien vortragen, die eine Pflichtverletzung nahelegen; den Arbeitnehmer trifft sodann eine sekundäre Darlegungslast, wenn er über überlegene Sachnähe oder exklusives Wissen verfügt. Eine unzureichende Einlassung kann im Rahmen der Beweiswürdigung prozessual nachteilig sein.

Für die Erstattungsfähigkeit externer Untersuchungskosten sind die Anforderungen hoch. Maßgeblich ist, ob ein wirtschaftlich vernünftig handelnder Arbeitgeber in der konkreten Situation vergleichbare Maßnahmen zur Aufklärung und Gefahrenabwehr ergriffen hätte. Zudem greift die Schadensminderungspflicht des § 254 BGB: Umfang, Dauer und Intensität der Maßnahmen müssen im Verhältnis zum Ermittlungszweck stehen. Gerade bei umfangreichen Mandaten ist eine substanzielle Aufschlüsselung der Tätigkeiten erforderlich, einschließlich zeitlicher Zuordnung, Anlass, Verdachtslage und konkretem Aufklärungsbezug.

BAG, Urteil vom 29.04.2021 – 8 AZR 276/20: Leitlinien für notwendige externe Kosten

Mit der Grundsatzentscheidung vom 29.04.2021 (8 AZR 276/20) hat das BAG klargestellt, dass notwendige Kosten einer extern durchgeführten Untersuchung grundsätzlich erstattungsfähig sein können, wenn ein Unternehmen anlässlich eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung – insbesondere einer vorsätzlichen Vertragsverletzung oder strafbaren Handlung – eine spezialisierte Kanzlei beauftragt und der Arbeitnehmer tatsächlich überführt wird. Ausschlaggebend ist, dass zum Zeitpunkt der Beauftragung bereits ein dringender und objektiv begründeter Verdacht bestand; ein bloßes Gefühl oder allgemeiner Argwohn reichen nicht aus. Die Tatsachen müssen so gewichtig sein, dass ein verständiger Arbeitgeber arbeitsrechtliche Konsequenzen ernsthaft in Betracht ziehen konnte.

Gleichzeitig betont das BAG, dass Maßnahmen nicht „ins Blaue hinein“ ausgelöst werden dürfen und nicht überobligatorisch sein dürfen. Externe Unterstützung ist insbesondere dann plausibel, wenn interne Ressourcen zur wirksamen Aufklärung nicht verfügbar oder nicht zumutbar sind – etwa wegen fehlender Fachkenntnis, besonderer Sensibilität des Sachverhalts, der Notwendigkeit einer verdeckten Überprüfung oder wegen des Umfangs der Datenanalyse. Im entschiedenen Fall scheiterte der konkrete Erstattungsanspruch dennoch, weil die Erforderlichkeit sowie der zeitliche Ablauf und die Zuordnung einzelner Kanzleileistungen zu konkreten Verdachtsmomenten nicht hinreichend nachvollziehbar dargelegt waren. Das Urteil unterstreicht damit die praktische Kernbotschaft: Ohne präzise Dokumentation und klare Zweckbindung der Maßnahmen ist Regress kaum durchsetzbar.

§ 12a ArbGG: Keine automatische Sperre für Aufklärungskosten

In arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen wird häufig eingewandt, § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG schließe eine Erstattung aus, weil im Urteilsverfahren erster Instanz grundsätzlich keine Erstattung von Anwaltskosten stattfindet. Das BAG hat hierzu herausgearbeitet, dass dieser Ausschluss nicht automatisch greift, wenn es um vorgelagerte Aufklärungsmaßnahmen zur Störungsbeseitigung geht und nicht um reine Prozessführung. Anwaltskosten, die funktional der betrieblichen Sachverhaltsaufklärung und Gefahrenabwehr dienen, sind damit nicht zwingend als „Prozesskosten“ zu behandeln. Entscheidend bleibt jedoch, dass Zweck, Umfang und Notwendigkeit der Maßnahmen sauber abgegrenzt und dokumentiert werden.

Rechtlicher Rahmen: Strafrecht, Arbeitsrecht, Datenschutz, Hinweisgeberschutz

Interne Untersuchungen bewegen sich regelmäßig im Schnittfeld mehrerer Normbereiche. Strafrechtlich stehen häufig Vermögensdelikte im Raum (z. B. § 263 StGB, § 266 StGB). Prozessual ist zu beachten, dass Ergebnisse interner Untersuchungen später in arbeitsgerichtlichen oder strafrechtlichen Verfahren eine Rolle spielen können; umso wichtiger ist eine nachvollziehbare Beweissicherung. Arbeitsrechtlich sind Maßstäbe der Verhältnismäßigkeit, der fairen Anhörung sowie – je nach Konstellation – Mitbestimmungsfragen zu berücksichtigen. Datenschutzrechtlich ist die DSGVO leitend, insbesondere bei E-Mail-Auswertungen, Logfile-Analysen und der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten. Vertiefend dazu: Datenschutz bei internen Untersuchungen sowie die Seite Datenschutz.

Hinzu tritt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das interne Meldekanäle und den Schutz hinweisgebender Personen in vielen Unternehmen strukturell verankert. In der Praxis ist entscheidend, dass Meldungen strukturiert triagiert werden: Plausibilisierung, Risikoeinordnung, Untersuchungsplanung und – falls erforderlich – formalisierte Untersuchungsschritte. Compliance-Audits können genau hier ansetzen, indem sie Prozesse, Rollen und Kontrollen prüfen und an anerkannten Standards ausrichten, etwa entlang von ISO-orientierten Leitlinien (z. B. ISO/TS 37008 als Referenzrahmen für interne Untersuchungen und Governance-Aspekte).

Bei steuer- und wirtschaftsstrafrechtlichen Bezügen unterstützen wir zudem in enger Verzahnung mit der anwaltlichen Expertise der Gruppe, u. a. mit Blick auf Wirtschaftsstrafrecht, Steuerstrafrecht und das Rechtslexikon.

Vorteile einer frühzeitigen Mandatierung und bundesweiten Begleitung

Eine frühzeitige, professionelle Reaktion auf Verdachtsmomente ist nicht nur rechtlich geboten, sondern häufig auch wirtschaftlich sinnvoll. Sie minimiert Folgeschäden, reduziert Eskalationsrisiken und schafft Transparenz, bevor Fehlannahmen oder externe Dynamiken (z. B. Medien, Behörden, Stakeholder) die Lage verschärfen. Ebenso wichtig: Wer früh sauber dokumentiert, schafft die Grundlage für belastbare arbeitsrechtliche Maßnahmen und – sofern einschlägig – für eine spätere Durchsetzung von Regressansprüchen. Die arbeitsrechtlichen Maßstäbe sind hoch; die Praxis zeigt, dass fehlende zeitliche Zuordnung, unklare Zweckbindung und nicht nachvollziehbar aufgeschlüsselte Leistungen zentrale Schwachstellen sind.

Buchert Jacob Peter begleitet Unternehmen bundesweit und setzt auf diskrete Durchführung, klare Rollen, strukturierte Dokumentation und eine belastbare Ergebnisdarstellung. Gerade bei komplexen Fällen ist die Schnittstelle zwischen investigativer Methodik und juristischer Einordnung entscheidend, um Maßnahmen rechtssicher und verhältnismäßig zu gestalten.

Warum Buchert Jacob Peter Internal Investigations & Compliance Audits

Buchert Jacob Peter vereint verfahrenstechnisches Know-how, Compliance-Erfahrung und investigative Praxis in einem interdisziplinären Team. Wir arbeiten strukturiert, vertraulich und ergebnisorientiert – mit Blick auf die Bedürfnisse der Unternehmensleitung, der Compliance-Funktion und der operativen Bereiche. Unsere Arbeit ist darauf ausgerichtet, sowohl die Aufklärung als auch die Störungsbeseitigung und Prävention tragfähig zu unterstützen.

Mehr über die handelnden Personen und Schwerpunkte erfahren Sie auf den Profilseiten von Dr. Rainer Buchert, Frank M. Peter und Dr. Caroline Jacob.

FAQ zu Internal Investigations, Compliance Audits und Kostenregress

Was ist der Unterschied zwischen Internal Investigation und Compliance Audit?

Eine Internal Investigation ist eine anlassbezogene interne Untersuchung zur Aufklärung eines konkreten Verdachts oder Vorfalls. Ein Compliance Audit ist eine risikoorientierte Prüfung von Strukturen, Prozessen und Kontrollen, häufig präventiv oder als Sonderprüfung, um Schwachstellen zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten.

Wann ist die Unternehmensleitung verpflichtet, intern zu untersuchen?

Bei konkreten und objektiv begründeten Verdachtsmomenten auf Rechtsverstöße darf die Leitung nicht untätig bleiben. Aus Organpflichten (z. B. §§ 76, 93 AktG; § 43 GmbHG) folgt die Pflicht, angemessen aufzuklären, bestätigtes Fehlverhalten abzustellen und – je nach Sachlage – zu ahnden.

Welche Rolle spielen Interviews in internen Untersuchungen?

Interviews sind ein zentrales Aufklärungsmittel, um Abläufe, Zuständigkeiten und Wahrnehmungen zu klären. Sie müssen strukturiert vorbereitet, fair durchgeführt und sauber dokumentiert werden. Dabei sind arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzanforderungen konsequent zu beachten.

Welche Kosten sind bei internen Untersuchungen typisch?

Typisch sind interne Aufwände (Compliance, HR, Revision) sowie externe Kosten für spezialisierte Juristen, IT-Forensik und Datenanalyse. Hinzu kommen ggf. E-Discovery-Infrastruktur, Reisekosten, Übersetzungen und – bei öffentlicher Dynamik – Aufwendungen für Kommunikation. Indirekte Kosten können Reputationsrisiken, Produktivitätsverluste und kulturelle Belastungen sein.

Können Unternehmen Untersuchungskosten vom Arbeitnehmer zurückfordern?

Grundsätzlich kann ein Anspruch aus § 280 Abs. 1 BGB oder § 823 BGB in Betracht kommen, wenn eine konkrete, zurechenbare und schuldhafte Pflichtverletzung vorliegt und notwendige Aufwendungen zur Aufklärung, Beweissicherung und Störungsbeseitigung erforderlich waren. Das BAG (29.04.2021 – 8 AZR 276/20) hat hierzu Leitlinien formuliert; entscheidend sind u. a. konkreter Verdacht bei Beauftragung, Erforderlichkeit und eine präzise Dokumentation.

Schließt § 12a ArbGG die Erstattung externer Aufklärungskosten aus?

§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG betrifft den Kostenerstattungsgrundsatz im Urteilsverfahren erster Instanz. Für vorgelagerte, betriebliche Aufklärungsmaßnahmen zur Störungsbeseitigung greift der Ausschluss nicht automatisch. In der Praxis kommt es darauf an, dass die Maßnahmen funktional der Aufklärung dienten und nicht lediglich Prozesskosten „vorverlagert“ wurden.

Kontaktieren Sie unsere Experten für Internal Investigations und Audits

Diese Ansprüche an verfahrenstechnisches Wissen, Compliance Erfahrung und diskretes Vorgehen vereint unser interdisziplinäres Team aus spezialisierten Juristen und Ermittlern. Wir stehen Ihnen bundesweit zur Verfügung.

Dies bedeutet unter anderem folgende Zusatzqualifikationen:

●Polizeipräsident a. D.
●Fachanwälte für Strafrecht
●Zertifizierte Datenschutzbeauftragte
●Vertrauenspersonen von über 70 Unternehmen
●Forensische Erfahrung von Ermittlungsverfahren und Hauptverhandlungen von über 25 Jahren

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